Bagian Umum Setdako Medan Musnahkan Arsip Inaktif

dibaca 180 pembaca

Bagian Umum Setdako Medan Musnahkan Arsip Inaktif

Sekda Kota Medan, Ir. Wiriya Alrahman, MM menghadiri acara Pemusnahan Arsip Bagian Umum Sekretariat Kota Medan Tahun 2019 di Balai Kota Medan, Selasa (19/11). Hal ini dilakukan untuk mengurangi arsip in-aktif sejak tahun 1971 sampai tahun 1987.

Pemusnahan arsip dilakukan dengan menggunakan mesin penghancur kertas. Secara simbolis, Sekda memasukkan berkas arsip in-aktif ke dalam mesin penghancur kertas disaksikan Kadis Perpustakaan dan Kearsipan, Maya Fitriani serta perwakilan dari bagian Inspektorat Setdako Medan.

Sekda mengatakan permasalahan yang sering dihadapi pengelola arsip adalah terjadinya penumpukan arsip dari waktu ke waktu.

"Pemusnahan menjadi salah satu cara penyusutan arsip yang dilakukan secara sistematis dan terarah dengan berpedoman pada ketentuan dan peraturan yang berlaku," kata Sekda.

Selanjutnya, kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kota Medan, Sekda menginstruksikan agar mendorong organisasi perangkat daerah (OPD) di lingkungan Pemko Medan agar melakukan hal yang sama demi tertibnya administrasi kearsipan. "Tentunya dalam rencana pemusnahan harus diikuti dengan ketentuan yang berlaku. Terlebih untuk arsip yang bernilai guna agar dijaga, disimpan dan dikelola dengan baik."

Sekda juga mengajak semua OPD khususnya DPK agar dapat membangun sistem berbasis IT atau digital dalam menyimpan arsip. Hal ini, lanjutnya, agar setiap arsip dapat dengan mudah ditemukan dan tersimpan secara aman dalam sebuah aplikasi yang tersedia. Dengan demikian, nantinya jika diperlukan arsip tetap dapat dicari dan ditemukan meski yang dicari arsip di tahun-tahun lama.

"Sekarang ini kita sudah berada di era digital 4.0. Artinya segala sesuatu sudah berbasis digital. Maka alangkah baiknya jika dapat dibangun sistem penyimpanan arsip secara digital agar dapat membantu memudahkan pekerjaan kita. Sebab, meskipun pemusnahan berkas tetap dilakukan, namun soft copy tetap kita miliki dan dapat dilihat hanya dengan memasukan key word (kata kunci) arsip yang kita butuhkan," paparnya seraya menunjukkan aplikasi penyimpanan arsip di handphone pintarnya.

Sekda kemudian mencontohkan negara Belanda masih menyimpan arsip-arsip bahkan yang telah berusia ratusan tahun dalam sistem penyimpanan digital. Sekda berharap, hal serupa dapat diterapkan agar penyimpanan arsip Kota Medan dapat diatur dan ditata dengan sebaik mungkin.

"Kalau semua sudah berbasis digital, tentu akan lebih mudah bagi kita mencari arsip yang kita butuhkan. Tidak ada salahnya kita mencoba, karena kehadiran tekhnologi juga membantu meringankan pekerjaan kita. Semoga dapat menginspirasi kita semua," ungkapnya.

 

Sumber : Dinas Kominfo Kota Medan